I consigli per non dimenticare la scadenza dei pagamenti
Alzi la mano chi non ha dimenticato almeno una volta una scadenza importante o anche solo una bolletta da pagare. Non semplice, specie per chi magari, oltre alla contabilità di casa gestisce anche quella dei propri genitori, o quella professionale. Come ci ha detto un’esperta in fatto di conti, per tenere sotto controllo pagamenti e altre scadenze importanti servono metodo e volontà. Noi di Rame abbiamo fatto qualche indagine, e scritto questa guida con consigli e strumenti utili per restare sempre ”sul pezzo”.
Tempo di lettura: 7 minuti
di Giorgia Nardelli
Giornalista esperta di diritti dei consumatori e finanza personale.
- Imposta un metodo
- Il calendario (digitale o cartaceo)
- Dove trovo le scadenze: dal siti dell'Agenzia delle entrate alla App IO
- Bollette e multe, come non perdersi nulla
- Programmare i pagamenti
- App e software utili
- Usare quello che si ha: il software di fatturazione elettronica, Google Calendar e Microsoft to do
Questa guida nasce da una domanda che ci siamo fatte noi della redazione di Rame, parlando di avvisi, scadenze e multe: come si fa a non dimenticare gli appuntamenti fiscali, i pagamenti, le bollette, le rette e gli abbonamenti? La risposta non è semplicissima, perché non esiste un solo metodo valido per tutti e per tutto, ma dopo una serie di ricerche e interrogando alcuni esperti, abbiamo raccolto alcuni spunti e suggerimenti. Eccone qualcuno.
Imposta un metodo
Prima di scegliere lo strumento che ti aiuterà a tenere d’occhio i tuoi “appuntamenti” con Fisco e scadenze, agisci con la testa, suggerisce Monica Vitali, esperta contabile e curatrice del blog Cum grano salis. «Applicazioni, agende e fogli excel vengono dopo. Serve l’attitudine e la volontà di tenere sotto controllo la propria situazione contabile, bisogna darsi un metodo, poi ognuno sperimenta e trova il mezzo più comodo per sé. E ovviamente, se vuoi essere puntuale nei pagamenti e avere il denaro necessario in cassa al momento giusto, devi avere un quadro chiaro almeno do quelle che saranno le principali uscite annuali, per esempio quali sono le scadenze fiscali dell’anno o quando si paga l’acconto Irpef, e programmare il tutto in un’ottica di corretta gestione di flussi cassa», avverte l’esperta.
Il calendario (digitale o cartaceo)
Chiarito questo, vediamo cosa può aiutarci a non farci sfuggire date importanti. «L’ideale è trovare uno strumento che a colpo d’occhio ci dia le scadenze principali del mese o del semestre, in modo da potere gestire con serenità la contabilità», suggerisce Monica Vitali. «Io uso una tradizionalissima tabella excel, dove inserisco i pagamenti man mano che arrivano, così da potere sapere con sufficiente anticipo quanto uscirà ogni mese. A questo strumento affianco un documento cartaceo, un calendario che “disegno” su un file word e stampo in 12 fogli, perché lo trovo più immediato. È molto utile, secondo me, tenerlo bene in vista e potere aggiungere anche a mano le scadenze che di volta in volta si aggiungono» dice l’esperta. «Ciascuno, lo ripeto, deve trovare il mezzo che più gli è consono, va bene anche una App o un calendario digitale, oppure un calendario cartaceo già fatto. L’importante, secondo me, è avere qualcosa che possa darti in modo immediato anche una visione di insieme e non solo le scadenze day by day».
Dove trovo le scadenze: dal siti dell’Agenzia delle entrate alla App IO
A chi lavora in proprio, ma anche chi gestisce solo i pagamenti domestici, può essere molto utile segnare già a inizio anno le scadenze fisse, per esempio i versamenti Iva e l’acconto e il saldo delle tasse per i lavoratori autonomi, ma anche la Tari, i contributi trimestrali per i lavoratori domestici, l’Imu, o per esempio i versamenti della cedolare secca, se si ha un immobile in locazione. Molti appuntamenti sono segnalati nello scadenzario dell’Agenzia delle entrate, che si può consultare mensilmente, selezionando adempimenti o tipologia di contribuente, ogni inizio anno, inoltre molti siti di informazione fiscale pubblicano le scadenze annuali, ed è già un punto di partenza.
Un altro aiuto può arrivare dalla App IO, la App dei servizi della Pubblica amministrazione, che quasi tutti noi abbiamo scaricato ai tempi del “green pass” del vaccino anti-covid. Nella sezione “messaggi” si trovano le comunicazioni da parte di enti nazionali e locali che hanno stretto accordi con la piattaforma pubblica, e attivando le notifiche è possibile ricevere alert al momento dell’emissione di avvisi di pagamento come Tari, Imu e altre imposte comunali, a anche banalmente a mensa scolastica comunale o le tasse universitarie dei propri figli, scadenze previdenziali, e impostare promemoria per il giorno della scadenza, nonché pagare direttamente da lì. Per attivare le notifiche basta cercare l’ente di riferimento nella sezione Servizi, e attivare le notifiche.
Bollette e multe, come non perdersi nulla
Se il problema sono le bollette, un’idea può essere quella di scaricare la App del proprio fornitore e attivare gli avvisi via App, in modo da essere avvertito all’emissione della fattura e poter inserire nella propria agenda la data di scadenza. Per motivi analoghi, un’altra buona norma è quella di impostare il servizio di alert anche al proprio indirizzo di posta elettronica certificata. I professionisti iscritti a un albo e chi si è registrato all’Inad, l’indice nazionale dei domini digitali, ricevono infatti a questo domicilio multe e comunicazioni ufficiali che è preferibile non dimenticare. I singoli provider consentono di predisporre un sistema di comunicazioni per cui per ogni Pec ricevuta, viene inviato un messaggio all’indirizzo di posta ordinario o al numero di telefono indicati.
Programmare i pagamenti
Avere alert e scadenze a portata di mano non sempre ti dà la certezza matematica che ti ricorderai di onorare quel pagamento nel giorno prestabilito. Un trucco, allora, come ha già suggerito a Rame la money mentor Paola Nosari, è quello di programmare in anticipo i versamenti. Ovviamente bisogna essere certi di avere la liquidità necessaria al momento del pagamento, ma in molti casi è un ottimo rimedio per risparmiare tempo e fatica. La programmazione è possibile sia se si sceglie il pagamento via bonifico, sia quello con F24, e con alcuni strumenti di pagamento. «Suggerisco di compilare gli F24 dei pagamenti nel momento in cui vengono emessi o inviati dal commercialista. Laddove è possibile, il pagamento nella routine lo rende meno impegnativo anche dal punto di vista emotivo», le parole della money mentor.
App e software utili
Naturalmente esistono molti tool e App che semplificano il lavoro. Tra le più consigliate c’è Evernote, applicazione nata per aiutare a organizzare il lavoro, e che diventa anche un ottimo strumento per impostare l’agenda. Tra le funzioni è infatti possibile impostare scadenze, attivare notifiche e alert, anche via email in prossimità della data prestabilita, oltre a organizzare liste di cose da fare. Alessandra Farabegoli, digital strategist e cofondatrice del Freelancecamp, il barcamp dedicato a chi ha un lavoro indipendente, sulla base della sua esperienze, ci ha consigliato due strumenti oltre alla irrinunciabile agenda cartacea – lo spiega bene in questo video. Il primo è Todoist, un programma ideato per la gestione dei progetti, ma immediato e ottimo anche per le scadenze personali. Nella versione gratuita permette di gestire fino a 5 progetti, nella versione a pagamento (4 euro al mese per l’abbonamento annuale) consente anche di impostare promemoria. Lo abbiamo sperimentato creando un progetto intitolato “pagamenti personali” e uno intitolato “tasse e pagamenti lavoro” dove abbiamo indicato di volta in volta le scadenze. Il programma permette anche di aggiungere etichette e commenti per ogni voce impostare pagamenti ricorrenti: una volta completata l’attività la data verrà automaticamente impostata sulla ricorrenza successiva, senza che tu debba fare altro. All’apertura della pagina l’utente si ritrova con l’elenco delle scadenze del giorno, quelle dei giorni futuri, e può aprire una pagina calendario.
Usare quello che si ha: il software di fatturazione elettronica, Google Calendar e Microsoft to do
Se sei un lavoratore autonomo e usi un software di fatturazione elettronica? Molti ti danno la possibilità di segnare non solo le date delle fatture in entrata e uscita, ma registrare le scadenze dei pagamenti, dai moduli F24 all’Iva, dai contributi previdenziali alle rate di mutui e finanziamenti, aggiungendo bollette e altri pagamenti ricorrenti. Anche Google Calendar può essere un alleato indispensabile per ricordare le scadenze giorno dopo giorno, e avere il colpo d’occhio mensile. Le scadenze si possono contraddistinguere tra casa e lavoro, c’è la possibilità di aggiungere file multimediali ed allarmi. Infine, Microsoft To Do, per chi ha un account Microsoft, è una delle app gratuite maggiormente consigliate, che consente come Calendar di segnare date e far partire promemoria, dividendoli anche per temi.
