Freelance, cosa fare quando i clienti non pagano
Farsi pagare dai clienti, evitare fregature, non spendere il doppio del tempo su progetti che sembravano semplici e sono stati “quotati” come tali. Sono questi alcuni degli aspetti più impegnativi della vita da freelance. Ecco perché abbiamo chiesto a un esperto di spiegarci qualche accorgimento utile per tutelarci con i committenti, dalle fasi dell’accordo, fino a quelle del post fattura.
Tempo di lettura: 8 minuti
di Giorgia Nardelli
Giornalista esperta di diritti dei consumatori e finanza personale.
Se chiedere il giusto compenso è già un lavoro che richiede autoanalisi, studio e approfondimento, farsi pagare nella misura, nei tempi e nei modi ottimali, condizione per non trovarsi in difficoltà con Fisco e scadenze, è forse una delle sfide più difficili che i freelance devono affrontare. E non solo con i clienti “piccoli”. Spesso sono proprio i grandi gruppi o le aziende più strutturate a creare le difficoltà più grandi. Ne abbiamo parlato con un esperto, ecco i suoi consigli.
Il problema dei ritardi
Non esiste – purtroppo – la formula magica per farsi pagare da un cliente, ma qualche buona misura per tutelarsi dalle fregature sì. A spiegarcelo è Davide Bertozzi, copywriter e direttore creativo, nonché freelance di lungo corso e autore di un manuale pensato e scritto per dare appunti e consigli strategici ai “colleghi” liberi professionisti su organizzazione, finanze, relazioni con i clienti, “Freelance per sempre” (Hoepli). «Quello dei compensi e dei pagamenti è un problema comune a molti freelance. Io stesso, all’inizio della mia esperienza da lavoratore autonomo ho dovuto fare i conti con progetti non pagati, o pagati in ritardo che mi hanno dato non pochi problemi di liquidità. Solo in seguito, con l’esperienza, ho scoperto che tante difficoltà si sarebbero potute evitare con qualche accorgimento», spiega.
Quanto conta il contratto
Capita spessissimo, quando si accetta un lavoro, di non chiedere al committente un contratto, né una lettera di incarico, tantomeno un accordo scritto o garanzie di alcun tipo. «Gli accordi vanno invece presi prima e messi per iscritto, per tutelarsi il più possibile» suggerisce Bertozzi. «Anche i contratti precotti che ci vengono sottoposti spesso da grandi committenti, vanno letti con molta attenzione. Possono contenere cavilli, piccoli particolari che però potrebbero metterci in grande difficoltà. A me è capitato, e solo troppo tardi e a mie spese mi sono reso conto che il documento che avevo sottoscritto non mi avrebbe garantito. Da quel momento, non firmo più nulla senza avere fatto leggere la proposta a un avvocato o un commercialista di fiducia. Specie quando si tratta di grossi incarichi o impegni importanti, che legano il professionista per mesi, è preferibile spendere qualcosa in più per una consulenza, e parlare chiaro».
L’anticipo, cosa chiarire nell’accordo
Patti chiari, amicizia lunga, recita il vecchio adagio. Ma cos’è che va messo per iscritto? Intanto, le modalità e i tempi di pagamento. Il consiglio, spiega il copywriter, è di chiedere sempre un anticipo, anche del 50%, e inserire questa informazione già nel preventivo. «Se si tratta di un incarico di media o lunga durata, è utile dilazionare il pagamento a intervalli regolari, secondo uno schema che prevede per esempio un 25% di anticipo e un 25% alla fine di ogni tranche. L’illuminazione mi è arrivata tempo fa, dal concessionario, mentre acquistavo un’auto nuova. Nel contratto si chiariva che in caso di mancato pagamento avrei perso l’auto. In quell’occasione ho pensato: “Perché non può valere anche per i freelance? Più avanti, parlandone con diversi colleghi, ho scoperto che in tanti applicano questa “formula”». Dilazionare è un ottima forma di tutela ma è bene parlare da subito con il cliente, senza paura e senza vergogna. «Può capitare che qualcuno scappi di fronte a una proposta di questo tipo, ma se non altro hai la ragionevole sicurezza che chi accetta ha intenzione di pagarti con puntualità. La dilazione tutela entrambe le parti, perché se uno dei due non rispetta gli accordi, l’altro si ferma. E anche il freelance, che è spesso la parte debole, riesce a gestire i ritardi dei pagamenti senza sentirsi in trappola».
Le altre tutele da inserire nel contratto
Negli accordi è fondamentale regolare anche altri aspetti che vanno a incidere pesantemente sulla redditività di un progetto, e che hanno a che fare con modifiche e tempistiche, specie per chi fa un lavoro creativo. «Non definirli con anticipo può comportare complicazioni, perdite di tempo e danni economici. Sono clausole apparentemente banali, ma che rendono i termini dell’accordo più chiari e trasparenti, e servono a prevenire piacevoli imprevisti», spiega il professionista. Cominciamo dal tema tempo. «Quando consegni la bozza di un progetto dovresti lasciare qualche settimana di tempo al cliente per capire se ciò che proponi è nelle sue corde. In genere si lasciano due o tre settimane, il tempo necessario perché la proposta giri tra i decisori e venga metabolizzata. A volte, però, il progetto finisce in stallo, seppellito da altre incombenze o urgenze, fino a che il cliente non si “sveglia” quando ormai i margini di tempo sono strettissimi, e chiede modifiche e rifacimenti lampo, da fare anche in due giorni. Ma cosa accade se il professionista è impegnato in altri progetti, altrettanto impegnativi? Ecco perché la deadline per le modifiche va fissata prima, spiegandone le ragioni. Nel momento in cui superata, è opportuno fare un sollecito al cliente, per fargli presente che superata la scadenza si potrebbe non avere più la possibilità di effettuare le modifiche richieste nei tempi voluti».
Il numero delle modifiche
Prima ancora di avviare il progetto, andrebbe concordato anche il numero massimo di modifiche consentite. Ci sono lavori che vengono revisionati da più persone, ciascuno dei quali propone cambiamento, secondo la sua idea, rischiando di far impazzire chi è dall’altra parte. Progetti che richiederebbero un mese di lavoro diventano doppiamente onerosi, o si trascinano per un tempo indefinito. «Pattuiamo prima, allora, il numero massimo di modifiche consentito, una volta che la bozza è stata approvata. Di solito questo accorgimento vale per i clienti più ansiosi, una volta che si ha avuto modo di conoscere chi si ha di fronte, si sa quando è il caso di inserirla, e quando no».
Se anche tu sogni di metterti in proprio ma temi di non saper gestire l’aspetto finanziario…
Con Rame abbiamo disegnato un percorso pensato per aiutarti a organizzare la tua vita da freelance. Scopri di più su membership.rameplatform.com!
Come muoversi se il cliente non paga
Posto che la parola d’ordine, come già detto, è “spacchettare” i pagamenti in più tranche, una buona prassi è stabilire con anticipo l’intervallo di tempo con cui il committente effettuerà i versamenti una volta emessa la fattura, che siano 30, 60 o 90 giorni, è bene concordarlo ed esserne consapevoli. Ma cosa fare, se il cliente supera il timing stabilito? «Per quanto mi riguarda, mi muovo dopo due settimane di ritardo, e invio la prima comunicazione, con una email di solito molto gentile, che invio al mio referente mettendo in copia l’amministrazione della sua azienda. Comincio magari chiedendo se procede tutto bene, se sono contenti del lavoro e se ci sono problemi, visto che il pagamento non è arrivato, chiarendo che in caso di difficoltà possiamo parlarne e venirci incontro. A volte non rispondono, altre volte accampano scuse. Il mio messaggio è comunque un modo per far sapere che ci sono e che sto aspettando. Oltrepassato il mese, però, considero il ritardo grave, e se il silenzio continua, il consiglio è di insistere e tornare con regolarità a ricordare che i pagamenti sono in ritardo. Può essere imbarazzante, ma è necessario affinché la fattura non cada nel dimenticatoio. Non sempre il cliente non paga per problemi di liquidità, ho visto ritardi di 6 mesi per 800 euro, da parte di aziende che fatturano milioni».
Per non dimenticare le fatture, il metodo Kanban
Spesso il difficile è anche ricordare quali sono le fatture non saldate, che a volte si accumulano nel cassetto. Come antidoto a questo rischio, Bertozzi usa il metodo Kanban, che consiglia nel suo libro. «Ci sono software e Applicazioni che sono di grande aiuto in questo, come Trello, ma io utilizzo anche un sistema cartaceo con i post it, che è utilissimo per avere una visuale d’insieme con un solo colpo d’occhio ». Il metodo Kanban è costruito su una sorta di cartellone suddiviso in colonne, in cui attaccare e spostare post it. Ogni colonna corrisponde a una fase di lavorazione di un progetto, che ciascuno personalizza a seconda della propria attività, per esempio “preventivo”, “lavori da avviare”, “lavori in fase di sviluppo”, “lavori conclusi”, “pagamenti” ecc.
All’interno di ogni colonna si attacca il post-it con il nome del cliente e dell’attività, e man mano che il lavoro procede si sposta di colonna in colonna. «Guardando il cartellone, ogni giorno ho la precisa percezione di ciò che è stato avviato e di come procede la macchina nel complesso. Per esempio, in questo momento la colonna dei progetti che in partenza è stracolma. Vedendo ciò, so già che nel prossimo preventivo dovrò specificare che il progetto non potrà essere avviato prima di due settimane. La stessa cosa vale per i pagamenti. Se la colonna dei lavori conclusi è piena, vuol dire che troppi clienti devono saldare le fatture, e qualcuno potrebbe essere in ritardo sulla tabella di marcia. Quella “folla” di post mi dice che è il momento di verificare chi è nei tempi e chi no». Un bel promemoria, se si avvicina la scadenza dell’Iva o delle imposte.
